Beschwerdeordnung

1. Zweck und Zugang

MYMARINI stellt allen Personen und Organisationen, die von unserer Tätigkeit betroffen sind oder einen nachvollziehbaren Bezug dazu haben, einen öffentlich zugänglichen Beschwerdeweg zur Verfügung. Dazu zählen insbesondere Mitarbeitende, Bewerber:innen, Kund:innen, Geschäftspartner:innen, Lieferanten, Beschäftigte in der Wertschöpfungskette, lokale Gemeinschaften und zivilgesellschaftliche Organisationen.

Beschwerden können auf Deutsch oder Englisch, namentlich oder anonym eingereicht werden. Das Verfahren ist kostenlos. Eine meldende Person muss den Sachverhalt bei der Einreichung nicht beweisen.

2. Welche Anliegen werden angenommen?

Ein Anliegen wird als Beschwerde angenommen, wenn es einen nachvollziehbaren Bezug zu MYMARINI, unseren Produkten, Mitarbeitenden, Geschäftspartner:innen, Lieferanten, Produktionsstätten oder unserer Wertschöpfungskette hat und insbesondere eines dieser Themen betrifft:

• Menschenrechte, Arbeitsbedingungen, Gesundheit oder Sicherheit
• Diskriminierung, Belästigung, respektloses Verhalten oder Machtmissbrauch
• Umwelt- oder gesellschaftliche Auswirkungen
• unethisches Verhalten, Korruption, Interessenkonflikte oder Verstöße gegen MYMARINI-Richtlinien
• wesentliche Auswirkungen von Produkt-, Beschaffungs-, Verkaufs- oder Kommunikationspraktiken
• Benachteiligung oder Vergeltung im Zusammenhang mit einer Beschwerde

Gewöhnliche Serviceanfragen zu Bestellungen, Lieferung, Rückgabe oder Produktnutzung werden an Customer Care weitergegeben. Ein Anliegen kann als formelle Beschwerde abgelehnt werden, wenn kein nachvollziehbarer Bezug zu MYMARINI besteht, trotz zumutbarer Rückfrage keine prüfbaren Mindestinformationen vorliegen, ein bereits abgeschlossener Fall ohne neue Informationen wiederholt wird oder es sich offensichtlich um Missbrauch oder Spam handelt. Anonymität, Kritik oder fehlende Beweise sind allein keine Ablehnungsgründe. Wenn ein Rückkanal besteht, erklären wir eine Nichtannahme und nennen nach Möglichkeit einen geeigneteren Weg.

3. Beschwerde einreichen

• Online-Formular: zum Beschwerdeformular. Name und Kontaktdaten sind freiwillig; eine anonyme Einreichung ist möglich.
• E-Mail: grievance@mymarini.com ⟦OFFEN: vor Veröffentlichung bestätigen⟧. Eine E-Mail ist nicht anonym, wird aber vertraulich behandelt.
• Bestehender MYMARINI-Kontakt: Jede MYMARINI-Ansprechperson nimmt ein Anliegen entgegen und leitet es spätestens am nächsten Arbeitstag sicher an die Prozessverantwortliche oder die aktive Vertretung weiter.

Ohne Rückkanal können wir keine Rückfragen stellen oder individuelle Status- und Abschlussmeldungen senden. Gesetzliche und externe Beschwerde- oder Rechtswege bleiben unberührt.

4. Ablauf und Zielfristen

• Eingang: Wir erfassen die Beschwerde mit einer Fallnummer und prüfen sofort, ob Schutzmaßnahmen wegen akuter Gefahr oder möglicher Vergeltung erforderlich sind.
• Bestätigung und Annahme: Bei vorhandenem Rückkanal bestätigen wir den Eingang innerhalb von drei Arbeitstagen. Innerhalb von sieben Arbeitstagen teilen wir mit, ob wir die Beschwerde annehmen, weitere Informationen benötigen oder sie begründet an einen geeigneteren Prozess verweisen.
• Prüfung: Eine unbefangene Person klärt den Sachverhalt. Betroffene Personen werden angemessen einbezogen. Bei längerer Bearbeitung informieren wir die meldende Person spätestens alle 15 Arbeitstage über wesentliche Schritte und den Zeitplan.
• Lösung: Wir streben eine angemessene Lösung innerhalb von 45 Kalendertagen nach Annahme an. Bei komplexen Fällen erklären wir die Verzögerung und nennen einen aktualisierten Zeitplan.
• Abschluss: Bei vorhandenem Rückkanal teilen wir Ergebnis und wesentliche Maßnahmen in zulässigem Umfang mit und bestätigen den Abschluss. Der Abschluss und der Nachweis der Lösung werden im geschützten Register dokumentiert.

Die Fristen sind Zielwerte. Schutz, Fairness und eine sorgfältige Klärung gehen vor Geschwindigkeit.

5. Wie eine Lösung unterstützt wird

Die Lösung richtet sich nach Art und Schwere des Falls. Möglich sind insbesondere die Korrektur eines Fehlers, eine Entschuldigung, Wiederherstellung oder andere Abhilfe, ein freiwilliger Dialog, Schulungen, Prozessänderungen sowie arbeitsrechtliche, vertragliche oder lieferantenbezogene Maßnahmen im jeweils zulässigen Rahmen. Direkter Kontakt oder Mediation ist freiwillig und wird bei Sicherheitsrisiken oder Machtungleichgewichten nicht vorausgesetzt.

6. Schutz vor Vergeltung und Vertraulichkeit

MYMARINI toleriert keine Benachteiligung oder Vergeltung gegen Personen, die in gutem Glauben eine Beschwerde einreichen, Informationen geben, an einer Prüfung mitwirken oder eine andere Person unterstützen. Dieser Schutz gilt auch, wenn sich ein Anliegen nicht bestätigt.

Fallinformationen werden nur an Personen weitergegeben, die sie zur Bearbeitung oder zum Schutz Betroffener benötigen. Personen mit Interessenkonflikt führen den Fall nicht. Hinweise auf Vergeltung werden priorisiert geprüft; erforderliche Schutz- und Abhilfemaßnahmen werden dokumentiert. Absolute Vertraulichkeit kann nicht zugesagt werden, wenn eine begrenzte Offenlegung für eine faire Prüfung, den Schutz von Personen oder eine rechtliche Pflicht erforderlich ist.

7. Datenschutz, Verantwortung und Dokumentation

Wir verarbeiten nur die für Eingang, Prüfung, Lösung und Nachweis erforderlichen Daten. Das zentrale Register enthält keine ausführlichen personenbezogenen Falldetails; solche Informationen werden nur bei einem realen Fall in einer gesonderten, zugriffsbeschränkten Fallakte gespeichert. Weitere Informationen enthält die verlinkte Datenschutzinformation für Beschwerden.

Nike Greulich verantwortet das Verfahren. Bei Abwesenheit oder Interessenkonflikt übernimmt ⟦OFFEN: Lena/Lene⟧ Meyer die aktive Vertretung. MYMARINI dokumentiert Status, Thema und Abschluss jeder Beschwerde und erstellt jährlich eine anonymisierte Zusammenfassung. Wenn keine Beschwerden eingegangen sind, werden die Nullmeldung sowie ein kurzer Funktionscheck von Kanälen, Rollen und Zugriffsrechten dokumentiert.